개별자유여행이나 해외출장 등이 빈번해지면서 개인이, 여행사가 호텔을 예약하게 되는 빈도가 많아지고 있다. 가보지 않고 여행객에게 맞는 호텔을 어떻게 가려낼 수 있을까. 호텔예약 전문가들이 숙소 물색에서부터 체크아웃까지 호텔예약업무에 대해 다음과 같은 노하우를 알려준다.

1.일반 여행상품도 그렇지만 현지에서 문제가 발생하면 뒤처리하기 여러모로 곤란할 때가 있습니다. 언어적인 제약도 있고, 국제적으로 통용되는 규정을 잘 이해하지 못해 문제가 커지기도 하죠. 최선의 해결책은 현지에서 호텔 당사자와 직접 처리토록 하는 것입니다. 대개의 손님들은 문제가 생기면 (다소 격앙된 상태에서) 일단 전화를 하게 마련인데, 이때 담당자는 냉철하게 대처해야 합니다.

가령 온라인예약업체들이 최근 급격히 늘어나면서 지역에 따라 호텔에서 바우처가 인정이 안 되는 경우가 있습니다. 현지 사무소에 연락해 조율을 부탁케 하면 됩니다. 시차가 다르기 때문에 전화연락이 안될 수도 있으므로 만에하나 문제 발생시 그쪽으로 도움을 청하도록 미리 언급해두셔야 합니다. 그리고 다른 호텔로 옮기지 마시고 우선 그 호텔에서 정상가를 내도록 해도 일단 체크인을 하도록 하세요. 대신 체크인에 앞서 호텔 매니저로부터 싸인이 들어간 증명서를 받으셔야 합니다. 증명서가 있어야 나중에 예약업체가 책임을 지든 해당호텔에서 환불을 받던지 조치가 가능합니다. 한국 여행객 중에 화가 난 것을 한국에 돌아와서 해결하려는 경우가 있는데, 이는 일을 더 복잡하게 할 뿐입니다.

또 당연하다고 생각해서 종종 놓치게 되는 것 중 대표적인 것이 호텔에서 체크인시 신용카드를 제시해야 하는 것입니다. 호텔료를 다시 지불하라는 것으로 오해하시는 분들도 많습니다. 또 카드 자체를 소유하지 않았거나 비자나 마스타 카드처럼 국제에서 통용되는 카드가 아닌 경우도 있습니다. 신용카드번호를 입력한다고 돈을 지불하는 것은 아닙니다. 전화, 미니바 등 유료 서비스를 관리하기 위한 차원이 가장 크죠.

2.흔히 위치, 시설, 가격을 세 마리 토끼라고 합니다. 이들 중 두 가지 이상 만족시킨다고 하면 출장자에게는 위치와 시설을, 여행객에게는 가격과 위치를 우선 고려하는게 정석입니다.

최근 개별자유여행이 부각되면서 일반 패키지회사에서 랜드를 통하지 않고 담당자가 직접 호텔예약 업무를 맡아 하는 경우도 늘었습니다. 하지만 개별여행도 결국 패키지와 전혀 다른 일정이 아니기 때문에, 패키지여행사 직원이 유리한 면도 있습니다.

호텔을 추천할 때 그 도시의 분위기 등을 함께 설명하면 소비자의 선택에도 도움이 됩니다. 유럽으로 가는 여행객들 중에는 기차역 부근이나 도시 중심지를 고집하는 경우가 많은데, 조금 떨어진 호텔이 오히려 도시의 분위기를 느껴볼 수 있는 계기가 되기도 합니다. 개별여행객이라면 이런 정보를 유용하게 받아들일 것입니다. 단, 일본 등 교통비가 높은 국가는 호텔 위치를 잘못 선정하면 호텔비 아끼려다가 차비가 더 나오는 불상사가 생기기도 한다는 점을 유의해야 합니다. 여행의 동선이나 목적 등에 따라 응용능력이 필요합니다.
어쨌든 패키지 업무와 달리 호텔 예약업무는 전 세계 수십만 개의 다양한 숙박시설 모두를 대상으로 해야 하기 때문에 막연하게 느껴질 수 있습니다. 초보에게 그나마 지름길이 있다면 대표적으로 많이 찾는 지역인 일본, 홍콩, 중국(베이징, 상하이, 광저우)만이라도 자신 있게 추천할 만한 호텔을 가격대별로 5개씩 확보하는 방법입니다. 자신감을 가지고 추천할 수 있는 지역과 호텔을 점차 늘려가는 것은 본인의 노력과 경쟁력일테고요.

여행신문 2005년 07월 25일자에서 발취 -이지혜기자-